Робочий день секретаря канцелярії - 29.09.2017

Доброго дня друзі та колеги!

Вас вітає секретар канцелярії Гребінківського районного суду Полтавської області по адміністративних справах та справах про адміністративні правопорушення Валентина Дмитренко!

Сьогодні 29 вересня, останній робочий день тижня. Осінній ранок прохолодний, але це ніяк не позначилося на моєму настрої, адже робота приносить мені задоволення та можливість самореалізації.

В канцелярії суду працює три секретарі і кожен виконує свої функції та обов’язки, що в цілому складає єдину систему роботи суду. Канцелярія суду має вести майже все діловодство в суді. Тут приймаються справи, обліковуються та проходячи всю процедуру розгляду, знову повертаються в канцелярію суду для виконання та передачі їх до архіву.

Вже о 8-05 год. до канцелярії суду завітав перший відвідувач із заявами та клопотаннями про відкладення розгляду справи, які потрібно зареєструвати в автоматизованій системі діловодства суду та долучити до матеріалів судової справи.

Ще віднедавна реєстрація документації проводилася вручну, зараз же діє автоматизована система (Д-3). Відповідно до Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженою Радою суддів України від 26.11.2010 р. № 30 всі матеріали вхідної та вихідної кореспонденції реєструються та обробляються лише в комп’ютерній системі, а також здійснюється автоматичний розподіл судових справ між суддями.

Виконавши реєстрацію, почала готувати відповідь на запит щодо результатів розгляду справ про адміністративні правопорушення, який надійшов з Гребінківського ВП ГУНП. Для виконання запиту всю інформацію про рух справ можна віднайти у вищезгаданій системі Д-3, тому вважаю розумним кроком запровадження автоматизованої системи у судах. 
Але все ж при підготовці відповіді я мала звернутися до архіву суду для більш вичерпної відповіді, уточнення деяких питань, що містяться саме у матеріалах справи. 
Після підписання та вихідної реєстрації відповіді на запит почала займатися виконанням постанов по справах про адміністративні правопорушення, які набрали законної сили та справах адміністративного судочинства. Слід зазначити, що при виконанні цієї роботи потрібно неухильно дотримуватися строків виконання рішень суду та керуватися положеннями Інструкції з діловодства у районних і місцевих судах. Положення цієї інструкції визначають правила і порядок роботи з усіма документами, крім тих, які містять відомості, що становлять державну таємницю.

Після цього, секретарем судового засідання суду мені було здано декілька розглянутих справ із винесенням рішення. Отримавши справи, почала заповнювати обліково-статистичні картки на ці справи. До речі, при заповненні статистичних карток на справи істотне значення має правильність, точність та повнота даних, оскільки це впливає на якість складання статистичних звітів. Потім ці справи знаходяться на контролі до набрання рішенням законної сили.

Ще здійснювала розкладку поштових повідомлень по справах, долучала до матеріалів справ квитанції про сплату штрафів та судових зборів; проводила реєстрацію вхідної та вихідної пошти. Намагаюся розподілити свою роботу злагоджено з іншими працівниками суду.

Згодом до віконця канцелярії завітали літні люди, яким потрібно подати до суду заяву про встановлення юридичного факту. Їм була надана рекомендація звернутися за юридичною допомогою до бюро безоплатної правової допомоги, інформація про що знаходиться на стенді суду на першому поверсі приміщення. Доречно сказати, що крім роботи зі справами та документацією, значне місце займає спілкування з громадянами. Тому, дуже важливо знайти безпосередній контакт з людиною на психологічному рівні та дати відповіді на проблемні питання.

Після обідньої перерви по пошті надійшло декілька матеріалів про адміністративні правопорушення з Фіскальної служби України. Після реєстрації та обробки в автоматизованій системі Д-3, матеріали було передано судді для розгляду по суті.

Дуже важливо слідкувати за поновленнями в системі Д-3 та змінами в законодавстві, оскільки це загалом впливає на правильність та якість виконуваної роботи. Головне, щоб тільки ці зміни принесли позитивний результат в нашу роботу та життя громадян.

Потім передавала справи до архіву суду. Ретельно перевіряла кожну справу щодо набрання нею чинності, виконання рішення, наявності опису у справі і т.п. При виконанні цієї роботи керуюсь Інструкцією про порядок передання справ до архіву суду.

Останню годину робочого часу складала відповіді на контролі щодо корупційних правопорушень, який потрібно надати до Гребінківської РДА до першого числа наступного місяця, і сплати судового збору до Державної судової адміністрації, а також підготувала дві справи з адміністративного судочинства по яких надійшло дві скарги від Гребінківського об’єднаного управління Пенсійного фонду України для відправки до апеляційної інстанції.

Ось так робочий день добігає кінця.

Гарного усім вечора та хороших вихідних!